Objetivos e Metas do Setor de Compras
- 5 Ideias Fred Dias
- 25 de jan. de 2023
- 7 min de leitura
Assista ao vídeo e conheça os objetivos e metas do setor de compras. Além de como estruturar, as rotinas de compras, com foco nos resultados.
Neste artigo, apresentaremos os objetivos e metas do setor de compras. O maior volume de gastos nas empresas são originados das necessidades de compras de mercadorias para venda. Visto que a maioria das empresas pratica margens de lucro de 50%. Logo, os gastos em compras de mercadorias comprometem 50% ou mais do faturamento.
Objetivos e metas do setor de compras:
1. comprar no menor preço possível
Quando adicionamos ao preço de compras as despesas com o transporte, impostos e a margem de lucro. Encontramos o preço de venda. Portanto, as empresas precisam comprar no menor preço possível para vender no melhor preço possível. Mas o melhor preço de venda, não é o menor preço de venda. Ou seja, o melhor preço de venda é obtido com a melhor margem de lucro possível. Logo, vamos analisar alguns exemplos, a seguir:
Exemplo 01: empresa com 50% de margem de contribuição
A empresa Alfa vende 1000 unidades do produto “A” por R$ 200,00. Compra os produtos por R$ 100,00. Logo, a margem de lucro da empresa Alfa é de 50%.
(=) R$ 200.000,00 – Faturamento mensal
(-) R$ 100.000,00 – [50%] Custo das mercadorias vendidas (CMV)
(=) R$ 100.000,00 – [50%] Margem de Contribuição
(-) R$ 80.000,00 – [40%] Despesas Operacionais
(=) R$ 20.000,00 – [10%] Lucro Líquido
No exemplo 01, observamos que para a empresa Alfa busca alcançar um lucro líquido de 10%. O primeiro passo, é conter os gastos com compras em 50% do faturamento. Em seguida, a empresa precisa conter as despesas operacionais em 40% do faturamento.
Agora vamos avaliar o que acontece se a empresa Alfas, vender a mesma quantidade do exemplo 1, mas realizar compras em excesso.
Exemplo 02: compras excedentes de R$ 25.000,00
(=) R$ 200.000,00 – Faturamento mensal
(-) R$ 125.000,00 – [62,5%] Custo das mercadorias vendidas (CMV)
(=) R$ 75.000,00 – [37,5%] Margem de Contribuição
(-) R$ 80.000,00 – [40,0%] Despesas Operacionais
(=) R$ – 5.000,00 – [ 2,5%] Prejuízo
(+) R$ 5.000,00 – [ 2,5%] Empréstimo para pagar os compromissos
(=) R$ 0,00 – [ 0,0%] Resultado do fluxo de caixa
(=) R$ 25.000,00 – [15%] Valor das mercadorias, no estoque, por compras em excesso.
No exemplo 02, observamos que para a empresa Alfa busca alcançar um lucro líquido de 10%. No entanto, excedeu o limite de compras (50% do faturamento), comprometendo a lucratividade. Ao aumentar o volume de compras a margem de contribuição reduziu. Sendo assim, faltou R$ 5.000,00 para cobrir as despesas operacionais. Neste caso, a empresa Alfa teve que solicitar empréstimo para pagar todos os compromissos.
Concluímos que, a empresa Alfa gerou o lucro de 10%. Mas o lucro foi convertido em R$ 25.000,00 de mercadorias, no estoque. Sendo que, R$ 20.000,00 (referente ao lucro) e R$ 5.000,00 (referente ao empréstimo). Ou seja, a compra excedente é suficiente para R$ 50.000,00 em vendas para o próximo mês. A empresa Alfa, também, irá recuperar o recurso para pagamento do lucro e empréstimo apenas após a realização das vendas das mercadorias, compradas em excesso.
Com base no que aprendemos até o momento, vamos avançar um pouco mais. O que ocorreria se a empresa alfa continuasse vendendo as mesmas quantidades, mas com preço de compra 10% maior e preço de venda igual?
Exemplo 03: aumento no preço de compra de 10% e preço de venda igual
(=) R$ 200.000,00 – Faturamento mensal
(-) R$ 110.000,00 – [55%] Custo das mercadorias vendidas (CMV)
(=) R$ 90.000,00 – [45%] Margem de Contribuição
(-) R$ 80.000,00 – [40%] Despesas Operacionais
(=) R$ 10.000,00 – [ 5%] Prejuízo
Muitos empresas sofrem com dificuldades financeiras sem compreender o porquê. No exemplo 3, conhecemos a consequência de comprar mercadorias mais caras e não repassar o aumento para o preço de venda. Observe que mesmo mantendo o faturamento constante, a empresa Alfa reduziu o lucro líquido de 10% (R$ 20.000,00) para 5% (R$ 10.000,00). Assim como a margem de contribuição diminuiu e o custo das mercadorias vendidas aumentou.
As empresas devem comprar mercadorias no menor preço possível com foco na melhor margem de contribuição possível. Pois, quanto maior a margem de contribuição, menor será a necessidade de vendas para alcançar o lucro líquido. Mas vamos aprender um pouco mais, nos próximos tópicos.
2. comprar no maior prazo de pagamento possível
O objetivo do setor de compras é limitar os gastos de compras aos custos das mercadorias vendidas (CMV). Mas em algumas empresas é preciso estruturar um estoque de mercadorias para evitar que faltem produtos, no momento da venda. Logo, o estoque gera uma necessidade de capital de giro para pagar os fornecedores até que as mercadorias sejam vendidas. A maioria das empresas investe em um valor de estoque igual ao valor das vendas mensais com o objetivo de se preparar para aumento nas vendas. Mas vamos avaliar o exemplo a seguir:
Exemplo 04: investimento em estoque igual ao faturamento
(=) R$ 200.000,00 – Faturamento mensal
(-) R$ 100.000,00 – [50%] Custo das mercadorias vendidas (CMV)
(=) R$ 100.000,00 – [50%] Margem de Contribuição
(-) R$ 80.000,00 – [40%] Despesas Operacionais
(=) R$ 20.000,00 – [10%] Lucro
(=) R$ 200.000,00 – estoque inicial
(-) R$ 100.000,00 – saída de mercadorias para vendas
(+) R$ 100.000,00 – entrada de mercadorias referente a compras
(=) R$ 200.000,00 – estoque final
(=) R$ 20.000,00 – Saldo em Caixa, resultante do lucro
No exemplo 4, a empresa Alfa faturam R$ 200.000,00 mensais. O gestor da empresa Alfa, decidiu investir em um estoque no mesmo valor do faturamento. Logo, deverá cobrir uma necessidade de capital de giro de R$ 100.000,00. Pois, a soma da necessidade de capital de giro (R$ 100.000,00) com os custos das mercadorias vendidas (R$ 100.000,00) resulta em um estoque no valor de R$ 200.000,00.
Agora, vamos avaliar o que ocorre quando a empresa Alfa decidi recuperar R$ 20.000,00 do valor investido em estoque, no próximo exemplo.
Exemplo 05: recuperar R$ 20 mil do valor investido em estoque
(=) R$ 200.000,00 – Faturamento mensal
(-) R$ 100.000,00 – [50%] Custo das mercadorias vendidas (CMV)
(=) R$ 100.000,00 – [50%] Margem de Contribuição
(-) R$ 80.000,00 – [40%] Despesas Operacionais
(=) R$ 20.000,00 – [10%] Lucro
(=) R$ 200.000,00 – estoque inicial
(-) R$ 100.000,00 – saída de mercadorias para vendas
(+) R$ 80.000,00 – entrada de mercadorias referente a compras
(=) R$ 180.000,00 – estoque final
(=) R$ 40.000,00 – Saldo em Caixa, resultante do lucro (R$ 20 mil – 10%) e da recuperação do investimento em estoque (R$ 20 mil – 10%).
No exemplo 5, a empresa alfa tinha um limite para compras de R$ 100 mil reais. O gestor decidiu executar apenas R$ 80 mil em compras de reposição. Visto que, os saldos em estoque não comprometeriam as vendas. Logo, o resultado obtido foi o fechamento do mês com um estoque de R$ 180.000,00 e o saldo em caixa de R$ 40 mil reais.
Para compreender melhor as movimentações financeiras, vamos avaliar o que ocorre se o faturamento reduzir 20%.
Exemplo 06: redução de 20% no faturamento mensal e compra com 45 dias de prazo
(=) R$ 160.000,00 – Faturamento mensal
(-) R$ 80.000,00 – [50%] Custo das mercadorias vendidas (CMV)
(=) R$ 80.000,00 – [50%] Margem de Contribuição
(-) R$ 80.000,00 – [50%] Despesas Operacionais
(=) R$ 0,00 – [ 0%] Lucro
(=) R$ 180.000,00 – estoque inicial
(-) R$ 80.000,00 – saída de mercadorias para vendas
(+) R$ 80.000,00 – entrada de mercadorias referente a compras com prazo de pagamento de 45 dias.
(=) R$ 180.000,00 – estoque final
(=) R$ 80.000,00 – saldo em caixa, resultante das compras a prazo.
No exemplo 6, a empresa Alfa amargou uma redução de 20% no faturamento, atingindo o ponto de equilíbrio financeiro. Momento em que o faturamento é suficiente para cobrir as despesas operacionais com o lucro igual a zero. O gestor, tomou a decisão de realizar compras com prazo de 45 dias para liberar saldo disponível em caixa. Neste exemplo, mostramos como as compras a prazo podem ser uma estratégia de recuperação de disponibilidade em saldo de caixa.
Concluímos que a meta do setor de compra é realizar compras no maior prazo possível para reduzir a necessidade de capital de giro pago com recursos próprios. As empresas, também, não podem esquecer de comprar produtos de boa qualidade e programar as recompras. Sendo, as recompras, com foco em não faltarem mercadorias para vendas.
3. comprar produtos de boa qualidade
Sabemos que, as empresas compram mercadorias no menor preço possível com foco na melhor margem de contribuição (Lucro Bruto). Comprar mercadorias baratas, nem sempre, garante qualidade. Pois, produtos muito baratos podem ser de péssima qualidade e causar prejuízos com trocas e reclamações de clientes. O principal é comprar produtos de qualidade que possibilitem aplicar a melhor margem de contribuição possível.
4. programar as recompras
A programação de recompra objetiva reduzir a recorrência de falta de mercadorias. Muitas empresas perdem muito tempo realizando compras todos os dias. Assim como, compram como se fosse a primeira vez, várias vezes. O processo de recompra, consiste em definir um período de recorrência para as compras. Sendo que, no mínimo, duas vezes na semana. Mas o ideal são períodos de recompra superiores a quinze dias. Pois, quanto maior o período de recompra, maior será o tempo para realizar outras atividades operacionais.
Siga o passo a passo para implantar o processo de recompra em sua empresa:
1º PASSO: Faça a primeira compra em um fornecedor, planejando a próxima compra;
2º PASSO: Organize o pedido de compra por fornecedor em planilha ou software de gestão de compras, para facilitar o processo de recompra;
3º PASSO: Utilize os pedidos de compra programados para agilizar o processo de recompra;
4º PASSO: Defina quais os dias destinados verificação dos saldos em estoque e recompra de mercadorias;
5º PASSO: Padronize as quantidades de compra das mercadorias. Estas quantidades, devem ser suficientes para esperar o dia da próxima recompra.
Após a leitura dos tópicos, anteriores, constatamos que os gastos com as compras possuem relação direta com a margem de lucro, na formação dos preços. Além da apuração dos lucros ou prejuízos no fechamento do mês.
O processo de compras influencia a lucratividade, porque:
Se a empresa compra em excesso, compromete a lucratividade;
As empresas limitam os gastos de compras para não ultrapassar os custos das mercadorias vendidas (CMV). Quando os gastos com compras são maiores que o CMV, estes, consomem o lucro. Além de obrigar o gestor a solicitar empréstimos bancários. Pois, quanto maiores os gastos com compras que excedem o CMV, maior é a necessidade de capital de giro. Ou seja, maior o risco de provocar desequilíbrio financeiro, caso a empresa não for capaz cobrir a necessidade de capital de giro.
O maior desafio das empresas é ter mercadorias, em estoque, para vender aos clientes. Compras insuficientes causam falta de estoque e consequentemente perda de vendas. Além de provocar insatisfação dos clientes. Sabendo que, clientes insatisfeitos prejudicam o sucesso de qualquer negócio.
O lucro é a diferença entre o preço de venda e o preço de compra. Logo, quanto maior a diferença entre o preço de venda e compra, maior será a margem de contribuição (Lucro Bruto). Por outro lado, quanto menor a diferença entre o preço de venda e compra, menor será a margem de contribuição (Lucro Bruto). Sabendo que, as empresas sobrevivem de lucro. Concluímos que sem margem de lucro, dificilmente, as empresas sobrevivem.
O principal objetivo das empresas é fechar o mês, pagando todos os compromissos e ainda sobrar dinheiro em caixa. Em outras palavras, as empresas devem controlar os gastos para que não superem as vendas recebidas. Contudo, o resultado esperado sempre o lucro.
As empresas enfrentam dificuldade financeira por duas razoes. A primeira é a compra em excesso. A segunda são as despesas em excesso. Concluímos que os gastos devem ser menor que as vendas recebidas, com foco no lucro.
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