Acompanhe o dinheiro com foco nos resultados

Assista ao vídeo, acima, e acompanhe o dinheiro com foco nos resultados. Saiba que aquele que acompanha o dinheiro gerencia qualquer, negócio.

Neste artigo, aprenderemos a importância de acompanhar o dinheiro e garantir resultados positivos (lucro). Em primeiro luga, é preciso registrar as vendas, agrupando por forma de pagamento a vista e a prazo. Em segundo lugar, as empresas definem uma meta mensal para as despesas administrativas (fixas e variáveis). Depois disso, apura-se a margem de lucro (média) para estabelecer uma meta de compras. Logo, estas informações possibilitam ao gestor, tomar decisões assertivas. Além de manter o fluxo de recebimentos maior que o fluxo de pagamentos. Em conclusão, o resultado de uma boa gestão empresarial é o lucro. 

Vamos analisar um caso, baseado em situações reais, para facilitar o entendimento, utilizando as informações a seguir:

Informações da empresa como exemplo do caso real:

• A empresa alfa vende apenas o produto “A”;

• O produto “A” possui um custo de aquisição (compra) de R$ 120,00 e preço de venda de R$ 200,00;

• A venda média é de 1000 unidades do produto “A” por mês;

• O faturamento (vendas) é de R$ 200.000,00 por mês;

• A margem de lucro é de 40%. logo, deve destinar R$ 120.000,00 para compras de reposição de estoque;

• As despesas fixas e variáveis possuem uma meta mensal de R$ 60.000,00;

• Quando todas as metas, acima, são atingidas o lucro é de R$ 20.000,00 mensais.

Após avaliar as informações, acima, vamos responder algumas perguntas. Clique sobre as perguntas, a seguir, para visualizar as respostas:

Como acompanhar a entrada de dinheiro, registrando as vendas a vista e a prazo?

Situação 1:

A empresa Alfa realizou o fechamento do mês com um faturamento de R$ 200.000,00. Sendo que, R$ 180.000,00 (vendas recebidas a vista) e R$ 20.000,00 (vendas a receber). Neste caso, a empresa Alfa fechou o mês com lucro?

• (+) R$ 180.000,00 = Vendas a vista.

• (+) R$   20.000,00 = Vendas a receber.

• (=) R$ 200.000,00 = Total de Vendas.

• (-) R$ 120.000,00 = Orçamento de compras que corresponde a 60% do total de vendas. O objetivo é repor o estoque de 1.000 unidades (produto “A”) vendidas

• (=) R$  80.000,00 = Margem de Lucro que é o resultado das vendas, menos o CMV – Custo das Mercadorias Vendidas. Ela representa 40% do total de vendas.

• (-) R$   60.000,00 = Destinado ao pagamento das despesas operacionais.

• (=) R$   20.000,00 = Referente ao Lucro Operacional. No entanto, o lucro ficou imobilizado com os clientes que compraram mercadorias a prazo. Assim, o lucro operacional ocorrerá após o recebimento do montante de R$ 20 mil reais (A RECEBER).

• FLUXO DE CAIXA:

• (=) R$        0,00 = O saldo de caixa é zero por fechar o mês com R$ 20 mil reais a receber, no próximo mês.

Na situação 1, não sobrou lucro em caixa, visto que, houve R$ 20.000,00 em vendas a receber, no próximo mês. Concluímos que, o lucro será registrado no fluxo de caixa após o recebimento das vendas a prazo. 

Situação 2:

A empresa Alfa realizou o fechamento do mês com um faturamento de R$ 200.000,00. Sendo que, R$ 100.000,00 (vendas recebidas a vista) e R$ 100.000,00 (vendas a receber). Neste caso, a empresa Alfa fechou o mês com lucro?

• (+) R$ 100.000,00 = Vendas a vista.

• (+) R$ 100.000,00 = Vendas a receber.

• (=) R$ 200.000,00 = Total de Vendas.

• (-) R$ 120.000,00 = Orçamento de compras que corresponde a 60% do total de vendas. O objetivo é repor o estoque de 1.000 unidades (produto “A”) vendidas

• (=) R$  80.000,00 = Margem de Lucro que é o resultado das vendas, menos o CMV – Custo das Mercadorias Vendidas. Ela representa 40% do total de vendas.

• (-) R$   60.000,00 = Destinado ao pagamento das despesas operacionais.

• (=) R$   20.000,00 = Referente ao Lucro Operacional. No entanto, o lucro ficou imobilizado com os clientes que compraram mercadorias a prazo. Assim, o lucro operacional ocorrerá após o recebimento do montante de R$ 20 mil reais (A RECEBER).

• FLUXO DE CAIXA:

• (+) R$ 100.000,00 = Saldo de R$ 100.000,00 referente recebimento de vendas a vista.

• (-) R$ 120.000,00 = Saldo de – R$ 20.000,00 referente a necessidade compras de reposição de estoque.

• (-) R$   60.000,00 = Saldo de – R$ 80.000,00 referente ao pagamento das despesas operacionais.

• (=) -R$ 80.000,00 = Saldo de caixa negativo devido ao não recebimento de R$ 100.000,00 em vendas a receber.

Nesta situação,  houve a necessidade de um empréstimo de, R$ 80.000,00 destinado às despesas operacionais (fixas e variáveis) e para completar o valor de compras a pagar. Logo, não sobrou lucro em caixa, visto que, houve R$ 100.000,00 em vendas a receber, no próximo mês. Concluímos que, o lucro será registrado no fluxo de caixa após o recebimento das vendas a prazo e pagamento do empréstimo. 

O desejo de todo empresário é realizar vendas a vista. Pois, sempre que uma empresa vende a prazo torna-se necessário a capitação de capital de giro em bancos ou através de recursos dos sócios. Na situação 1, o lucro gerado foi o capital de giro necessário para cobrir as vendas a prazo. Já na situação 2, a empresa recorreu a empréstimos bancários para conseguir capital de giro. Outra possibilidade, na situação 2, é os sócios da empresa Alfa injetarem R$ 100.000,00 de recursos próprios, destinado ao capital de giro. Com este capital de giro a empresa Alfa irá fechar o mês com R$ 20.000,00 em caixa e ao logo do mês o saldo voltará a R$ 100.000,00 através dos recebimentos de vendas a prazo.

Como controlar as despesas fixas e variáveis?

Neste tópico, entenderemos a diferença entre despesas fixas e variáveis para melhor controlaras. Assim, as despesas fixas são todos os gastos com a ocorrência de pagamentos mensais (fixos) recorrentes e que independem da variação das vendas. Entretanto, as despesas variáveis aumentam ou diminuem, influenciadas pela variação das vendas. As despesas variáveis, também, podem ser planejadas com base em um percentual fixo em relação às vendas.

Sabendo que a empresa Alfa gasta R$ 60.000,00 com despesas operacionais. Sendo que, R$ 40.000,00 são destinados ao pagamento de despesas fixas. Assim como, despesas variáveis que correspondem a 10% (R$ 200.000,00 x 10% = R$ 20.000,00) das vendas. Concluímos que a gestão eficiente das despesas operacionais previnem a ocorrência de prejuízos e favorecem o lucro.

Situação 3:

A empresa Alfa realizou o fechamento do mês conforme a seguir:

• (+) R$ 200.000,00 = Vendas a vista.

• (+) R$ 100.000,00 = Vendas a receber.

• (=) R$ 300.000,00 = Total de Vendas.

• (-) R$ 180.000,00 = Orçamento de compras que corresponde a 60% do total de vendas. O objetivo é repor o estoque de 1.500 unidades (produto “A”) vendidas.

• (=) R$ 120.000,00 = Margem de Lucro que é o resultado das vendas, menos o CMV – Custo das Mercadorias Vendidas. Ela representa 40% do total de vendas.

• (-) R$   40.000,00 = Despesas fixas.

• (-) R$   30.000,00 = Despesas variáveis que corresponde a 10% do total de vendas.

• (=) R$   50.000,00 = Referente ao Lucro Operacional. No entanto, o lucro ficou imobilizado com os clientes que compraram mercadorias a prazo. Assim, o lucro operacional ocorrerá após o recebimento do montante de R$ 100 mil reais (A RECEBER).

• FLUXO DE CAIXA:

• (+) R$ 200.000,00 = Saldo de R$ 200.000,00 referente recebimento de vendas a vista.

• (-) R$ 180.000,00 = Saldo de R$   20.000,00 referente a necessidade compras de reposição de estoque.

• (-) R$   70.000,00 = Saldo de -R$ 50.000,00 referente ao pagamento das despesas operacionais.

• (=) -R$ 50.000,00 = Saldo de caixa negativo devido ao não recebimento de R$ 100.000,00 em vendas a receber.

O fechamento mensal, acima, demonstra que houve a ocorrência de lucro no valor de R$ 50 mil reais. No entanto, o valor de vendas a receber foi de R$ 100 mil reais. Assim, a empresa alfa teve que solicitar empréstimo de R$ 50 mil reais. Logo, após receber as vendas a prazo a empresa conseguirá pagar o empréstimo e resgatar o lucro.

As informações acima, comprovam que as despesas variáveis sempre representarão 10% das vendas. Mas, as despesas fixas não variam com o aumento das vendas, a não ser que, o gestor decida aumenta-las ou diminui-las.

Agora, para controlar as despesas fixas e variáveis é preciso tomar decisões diárias para alcançar as metas descritas, acima. O primeiro desafio é gerenciar o capital de giro necessário para cobrir as vendas a prazo. Em seguido, vem o desafio de limitar as despesas para equilibrá-las com as vendas recebidas. O terceiro desafio é limitar as compras de reposição em conformidade com a margem de lucro. Em fim, o lucro será positivo quando os gestores forem capazes de garantir que os gastos sejam menores que as vendas recebidas.

Como planejar metas de compras, com foco no resultado?

Nos exemplos apresentados, neste artigo, constatamos que o orçamento de compras está limitado ao CMV – Custo das mercadorias vendidas. Logo, as empresas devem diminuir do valor total das vendas o valor total dos custos das mercadorias vendidas para realizar compras de reposição. Ou definir um percentual das vendas realizadas para limitar as compras. Como a empresa Alfa que possui margem de contribuição (lucro bruto) de 40%, o orçamento de compras é de 60% das vendas realizadas. Ou seja, para cada R$ 1,00 em vendas, 60% da venda é destinado às compras. Sendo que o restante (40%) é destinado às despesas e lucro.

Em outras palavras, as empresas que limitam as compras, considerando as vendas geram lucro. Sabendo que a ocorrência de lucro depende, também, do controle eficiente das despesas.

Mas o que acontece quando as empresas estocam mercadorias para revenda?

Aprendemos, nos tópicos anteriores, que o capital de giro é composto pela necessidade de dinheiro para cobrir as vendas a prazo. Agora vamos compreender que, a necessidade de recursos financeiros para compor o estoque faz parte do capital de giro das empresas. Quando a empresa Alfa fechar um mês com o gasto total, em compras, maior que 60% do valor das vendas. Saberemos que, será necessário capital de giro (empréstimos ou recursos próprios) para cobrir o fluxo de caixa.

Voltando a situação 3, listada no tópico anterior, vimos que a empresa alva fecha todo mês com R$ 100.000,00 em vendas a receber. Assim como, possui um orçamento de compras de R$ 180.000,00. Ou seja, quando os gastos com compras ultrapassam, este valor, surge a necessidade de capital de giro. 

Como fica a necessidade de capital de giro quando a empresa decide possuir um estoque de segurança no valor de R$ 100.000,00?

Conforme a situação 3, o capital de giro necessário para cobrir as vendas a prazo e o estoque será de R$ 200.000,00. Com este capital de giro a empresa Alfa terá um equilíbrio, no fluxo de caixa. A menos que, as vendas a prazo ou os estoques aumentem.

Enfim, o mais importante na gestão de empresas é garantir que as despesas sejam menores que as vendas recebidas. Pois, é assim que as empresas produzem resultados positivos (lucro).

Quais as decisões assertivas para garantir o lucro esperado?

• Registre as vendas a vista e a prazo;

• Acompanhe os recebimentos de vendas, registrando as entradas, no fluxo de caixa;

• Controle as compras de mercadorias para não ultrapassar o limite orçamentário dos custos das mercadorias vendidas;

• Gerencie as despesas fixas e variáveis com foco em garantir a ocorrência de lucro;

• Administre a necessidade de capital de giro com foco nas vendas a prazo e investimento em estoque;

• Tome decisões para garantir que as despesas não superem os recebimentos de vendas, no mês corrente;

• Estruture rotinas de acompanhamento dos custos, preços de vendas e margem de lucro;

• Defina a margem de lucro ideal para garantir a lucratividade do seu negócio.