Controle das contas a pagar

Assista ao vídeo, acima.

Neste artigo, aprenderemos como controlar e classificar os gastos da empresa. Em outros artigos, apresentamos várias técnicas de gestão com foco no resultado. Agora, trataremos apenas dos gastos necessários para manter as operações de compra e venda de produtos e/ou serviços. O principal objetivo das empresas á gerar lucro. Já, o lucro ocorre quando a diferença entre as vendas e os gastos é maior que zero.

Sabemos que, é possível gerenciar empresas controlando a movimentação de valores financeiros das vendas e gastos, com foco no lucro. Mas o controle dos gastos é mais eficiente quando classificados em aquisição de mercadorias, despesas operacionais e não-operacionais. 

Classificação dos gastos:

Aquisição de Mercadorias:

São todos os gastos utilizados para pagar compras de mercadorias. Estes gastos, também, podem ser definidos como custos. Pode ser mercadorias utilizadas na produção de produtos ou prestação de serviços. Como, também, mercadorias destinadas à revenda. Além dos gastos pagos referente aos fretes provenientes de compras. Os gastos classificados como aquisição de mercadorias deve ser limitado ao valor do CMV – Custo das Mercadorias Vendidas. Ou seja, uma empresa com margem de contribuição de 60%, deve estabelecer um limite orçamentário (aquisição de mercadorias) de 40%.

Despesas Operacionais:

Os gastos destinados ao pagamento de todas as despesas necessárias para manter as ações de movimentação e venda de mercadorias. As despesas operacionais podem ser divididas em:

• Despesas Fixas: são os gastos não associados ao custo de um produto (aquisição de mercadorias), ou seja, é sempre o mesmo independente dos custos de produção, aquisição de mercadorias e venda. Logo, todo compromisso que deve ser pago todo mês, são considerados despesas fixas.

• Despesas Variáveis: são gastos que variam (para cima ou para baixo) em conformidade com as vendas.

• Despesas Financeiras: são gastos referentes a utilização de serviços bancários.

Algumas empresas de pequeno e médio porte, preferem não utilizar estas sub-classificações. Pois, agrupam os gastos em: aquisição de mercadorias, despesas operacionais e despesas não-operacionais. Sabendo que, sub-classificar as despesas operacionais, conforme acima, ajuda o gestor a tomar decisões mais assertivas.

Despesas Não-Operacional:

São os gastos necessários para a manutenção, ampliação ou financiamento do negócio. Estes gastos, também, não possuem relação com as vendas ou compras (custos). Durante a manutenção predial ou aquisição de maquinas e equipamentos, empresas utilizam o lucro para pagar os compromissos. Na ampliação de um negócio, surgem necessidades de gastos para viabilizar o crescimento da empresa. Em algum momento, toda empresa enfrenta dificuldades financeiras. Quando, esta situação se apresenta, os empresários recorrem a emprestemos. O pagamento dos emprestemos são classificados como despesas não-operacionais. Mas, para compreender melhor, vamos avaliar o exemplo, a seguir:

• (=) R$ 100.000,00 – Vendas mensal

• (-) R$   50.000,00 – CMV-Custos das Mercadorias Vendidas

• (=) R$   50.000,00 – MC-Margem de Contribuição

• (-) R$   30.000,00 – Despesas Operacionais

• (=) R$   20.000,00 – Lucro Operacional

• (-) R$   20.000,00 – Despesas Não-Operacional

• (-) R$            0,00 – Lucro Líquido

Observe que, no exemplo acima, a empresa apresentou um lucro operacional de 20% (R$ 20.000,00). Mas o lucro líquido chegou a zero. Sabendo que, as despesas não-operacionais estão associadas a investimentos (no crescimento) ou a pagamentos de empréstimos (referente a dívidas). Neste exemplo, o lucro operacional foi convertido integralmente (100%) em despesas não-operacionais.

Vimos até aqui que, as empresas classificam os gastos em três grupos, conforme acima. Mas como utilizar esta informação para controlá-los? O objetivo é organizar estas informações em um relatório anual, distribuído em 12 (doze) colunas. Sendo uma coluna para cada mês do ano. Desta forma, o empresário pode comparar os gastos dos meses anteriores com do mês corrente. Assim, fica fácil de perceber a variação (para cima ou para baixo) dos gastos (aquisição de mercadorias, despesas operacionais e não-operacionais).

Os gastos (aquisição de mercadorias, despesas operacionais e não-operacionais), também, podem ser classificados em várias sub-classes. Sabendo que, a divisão dos gastos tem o objetivo de facilitar na tomada de decisões. A estas divisões damos o nome de plano de contas, conforme a seguir:

Plano de Contas dos Gastos:

• Aquisição de Mercadorias:

  • Fornecedores: agrupa os pagamentos para fornecedores;

  • Frete de compras: pagamentos de fretes contratados para transporte de mercadorias compradas.

• Despesas Operacionais:

  • Despesas Fixas:

    • Folha de Pagamento: referente ao pagamento de salários;

    • Água, Energia, Telefonia: são despesas fixas quando as parcelas são iguais em todos os meses. Tornam-se despesas variáveis quando são influenciadas pelo aumento ou redução das vendas;

    • Internet, Software, Contabilidade, Aluguel, Condomínio…: são exemplo de despesas com pagamento iguais, todo mês;

    • Impostos: agrupa todos os impostos (fixos ou variáveis) com foco em avaliar a variação dos impostos;

    • Serviços Terceirizados: que soma todos os pagamentos mensais e fixos para prestadores de serviços terceirizados;

    • Materiais de escritório: referente aos pagamentos de materiais consumidos pelos setores administrativos;

    • Materiais de limpeza: referente aos pagamentos de produtos de limpeza, consumidos pela empresa;

    • Outras despesas fixas: Cada empresa pode definir mais agrupamentos de despesas fixas, conforme a necessidade de tomada de decisão. Lembrando que, o objetivo é comparar os gastos dos meses anteriores com o mês atual.

  • Despesas Variáveis:

    • Comissões: referente aos pagamentos realizados com comissões sobre vendas (vendedores ou terceiros);

    • Marketing e Publicidade: refere-se aos pagamentos sobre gastos com marketing e publicidade. A maioria das empresas define um orçamento entre 2% à 5% sobre as vendas, para marketing e publicidade;

    • Frete de Vendas: pagamentos referente a transporte de mercadorias até os clientes;

    • Manutenção Predial: utilizado para somar os gastos com manutenções nos imoveis comerciais da empresa;

    • Manutenção de máquinas e equipamentos: utilizado para pagamento de concertos de máquinas e equipamentos da empresa;

    • Outras despesas variáveis: lembrando que cada gestor pode criar classes de despesas variáveis, conforme necessidade.

  • Despesas Financeiras:

    • Tarifas bancárias: referente as taxas cobradas por utilização de serviços bancários;

    • Taxas de cartão de crédito: refere-se aos pagamentos de taxas cobradas pelas vendas no cartão de crédito;

    • Taxas de cobrança (boleto): são as taxas cobradas por transações realizadas com boleto bancário;

    • Juros e/ou Multas: são os gastos com juros e/ou multas devido atraso no pagamento de compromissos;

    • Outras despesas financeiras: também, é possível criar classes de despesas financeiras personalizadas.

• Despesas Não-Operacionais:

  • Pagamento de empréstimos: que é o método de demostrar os pagamentos realizados com o lucro;

  • Outras despesas não-operacional: classifique as despesas não-operacionais, conforme a necessidade da empresa.

O plano de contas possibilita ao gestor, identificar:

• quais gastos já foram pagos ou não;

• os gastos que variam para cima ou para baixo;

• se os gastos pagos viabilizarão o lucro ou não;

• avaliar quais gastos podem ser eliminados ou reduzidos, no caso de diminuição do volume de vendas.