Processos de compras

Assista o vídeo e conhece alguns processos de compras.

Neste artigo, conheceremos os processos de compras e recompras, que ocorrem na maioria dos negócios. O processo de compra, ocorre no primeiro contato com o fornecedor. Em outras palavras, a primeira vez que uma mercadoria é comprada. Após a primeira compra as empresas utilizam o processo de recompra. Pois, a empresa já possui as informações: valor da última compra, fornecedor, condição de pagamento e lista de compras. Mas algumas empresas não organizam estas informações e realizam compras de forma recorrente como se fosse a primeira vez.

Os três processos de compras:

Processo de Compra

Este processo ocorre na primeira vez em que realizamos a compra de uma mercadoria. Agora, as empresas precisam reunir as seguintes informações:

• Encontrar almenos 3 (três) fornecedores para cada mercadoria;

• Qualificar os fornecedores autorizados para compras;

• Avaliar a qualidade das mercadorias;

• Identificar marcas alternativas se possível;

• Pesquisar o menor preço possível;

• Negociar condições de pagamento com os fornecedores;

Após reunir as informações para realização do processo de compras, deve-se seguir o passo a passo:

• 1º PASSO: Criar uma lista de compras;

• 2º PASSO: Cotar preços com almenos 3 (três) fornecedores;

• 3º PASSO: Escolher o fornecedor com a menor tabela de preço;

• 4º PASSO: Definir quantidade de compras suficiente para o próximo período de compras;

• 5º PASSO: Agendar um dia para repetir o pedido de compra atual.

Processo de Recompra

O processo de recompra ocorre após a primeira compra. Pois, este processo agiliza a reposição de mercadorias. Infelizmente muitas empresas realizam compras todo mês como se fosse a primeira vez. Mas vamos entender o passo a passo do processo de recompra:

• 1º PASSO: Encontrar o último pedido de compra para entrar em contato com o fornecedor;

• 2º PASSO: Negociar com o fornecedor com foco em repetir o pedido, no mesmo preço de compra;

• 3º PASSO: Avaliar a necessidade de aumentar ou diminuir as quantidades por mercadoria, suficientes até a próxima recompra.

O processo de recompra é mais rápido devido à organização e planejamento das compras. Pois, quanto maior a organização do processo de compras mais ágil será o processo de recompra. O processo de recompra é utilizado para as mercadorias que demandam movimentação de venda recorrente e/ou constante.

Processo de Compra Técnica

As compras técnicas são realizadas para comprar de máquinas e equipamentos. Estas compras devem ser realizadas com muita cautela. O comprador devem avaliar as especificações técnicas para escolher a opção que ofereça o melhor custo e benefício.

Etapas do processo de compras:

Lista de compras

A lista de compras é fundamental para agilizar o processo de compras e principalmente de recompra. As mercadorias devem ser agrupadas por fornecedor. Além de especificar as quantidades necessárias para manter o estoque abastecido, até a data da próxima compra. A lista de compras possibilita planejar a frequência de recompras. Assim como, elimina o tempo gasto com cotações e procura de fornecedores.

Preço das últimas compras

O registro dos valores da última compra agiliza o processo de negociação. E principalmente garante a padronização do preço de compras. Empresas que não registram o último valor de compra, correm o risco de comprar mercadorias, mas caras. A maioria dos softwares de gestão possuem relatórios de lista de compra por estoque mínimo e data da última compra.

Frequência de recompra

As empresas utilizam a lista de compras para planejar a frequência de recompra. A recorrência das recompras podem ser semanal, quinzenal, mensal… Logo, as empresas de sucesso são disciplinadas no processo de execução dos planos de recompra. Concluímos que, a eficiência dos setores de compras está diretamente relacionada a organização do processo de recompra.

Qualificação de fornecedores

Por fim, a qualificação dos fornecedores agiliza o tempo gasto com compras. Algumas empresas não qualificam os fornecedores. A consequência é perda de tempo buscando a última nota fiscal para saber onde as mercadorias foram compradas. Existem situações em que as empresas levam o dia inteiro para fazer uma lista de compra e encontrar o contato dos fornecedores. Sabemos que, todo software de gestão possui banco de dados de fornecedores e todas as informações necessárias para realizar uma boa compra.

“Estabeleça limites de gastos em percentual das vendas mensais para COMPRAS, DESPESAS OPERACIONAIS e LUCRATIVIDADE.”