Movimentação de entrada e saída do estoque

Assista o vídeo, acima.

Neste artigo, apresentaremos as orientações finais da gestão de estoque. Nos artigos, anteriores, aprendemos como controlar e organizar o estoque. Depois compreendemos a importância da descrição correta dos produtos. Assim, entendemos como planejar os níveis de estoque mínimo e máximo. Contudo, sem disciplina para garantir o registro de movimentação de entrada e saída de mercadorias, nenhum dos conceitos vale de nada.

Muitos empresas sabem como gerenciar o estoque, mas não possuem disciplina para manter os registros de movimentação de entrada e saída de mercadorias.

Erros recorrentes na movimentação de entrada:

Desorganização da lista de compras de novos produtos

Algumas empresas enfrentam muita dificuldade no processo de elaboração de lista de compras. 

As dificuldades são:

• falta de software de gestão;

• Software inadequado;

• desorganização no processamento de pedidos de venda;

• demora no processo de decisão de compras.

Demora na execução do processo de compra

O processo de decisão de compras ideal é de no máximo 3 (três) dias. As empresas que demoram mais de 3 (três), precisam reavaliar e buscar solução de acelerar o processo de recompra.

Falhas no procedimento de recebimento de mercadorias

As empresas devem seguir o passo a passo de recebimento de mercadorias, conforme a seguir:

• verificar se a nota fiscal, das mercadorias, está em conformidade com o pedido de compra;

• avaliar se as mercadorias não estão danificadas;

• organizar as mercadorias em até 24 horas;

• lançar a nota fiscal em até 24 horas.

A gestão de estoque fica inviável quando as empresas não executam o processo de recebimento de mercadoria sem a devida disciplina.

Demora no processo de entrada das mercadorias, no software

Um dos maiores desafios na gestão do estoque esta na demora do lançamento da nota fiscal, no software de gestão. Algumas empresas recebem as mercadorias comentem os seguintes erros:

• recebem a mercadoria sem conferir se as quotidades e produtos estão em conformidade com a descrição na nota fiscal;

• organizar as mercadorias, no estoque, sem esperar o lançamento da nota fiscal, no software;

• vender mercadorias antes de lançar no sistema de gestão.

Organização das mercadorias recebidas antes de registrar entrada, no software

As técnicas de gestão de estoque não sobrevivem a rotina de receber e vender mercadorias sem executar o devido registro no software de gestão. Esta situação compromete os saldos em estoque descritos no sistema de gestão. Visto que, todo sistema de gestão registras as entradas de mercadorias com o lançamento de notas fiscais de compra. Quando este procedimento não é executado adequadamente, toda a gestão de estoque fica comprometida.

Erros recorrentes na movimentação de saída:

Execução de vendas sem lançar o pedido de vendas

Empresas que fazem vendas sem registrar o pedido de venda, no software de gestão, também, comprometem a gestão de estoque. Pois, a mercadoria saí do estoque, mas o software não recebe o registro da saída. A consequência é a não conformidade entre o estoque real e o saldo atual, apresentado pelo software de gestão. Contudo, se os registros de entrada e saída (no software) não estiver conforme as movimentações reais das mercadorias, os resultados da gestão de estoque não se concretizam.

Entregar mercadorias aos clientes sem baixar, no software

Existem empresa que possuem software de gestão e não conseguem implantar a gestão de estoque. Pois, não possuem disciplina para receber e vender mercadorias devidamente registradas, no software.

Falhas no registro dos pedidos de vendas

Existem empresas disciplinadas no registro de entrada e saída. Mesmo assim, ocorrem registros equivocados das mercadorias no pedido de venda. Em outras palavras, quando ocorre a venda de um produto e o vendedor registra erroneamente outro produto. O resultado é diferença entre o estoque real e o estoque atual (do software). Há várias formas de evitar a ocorrência deste erro. Uma delas é utilizar os códigos de barra e evitar erro de digitação. Além de responsabilizar os vendedores que executam lançamentos errados.

Venda de mercadorias sem esperar o registro de entrada

As empresas enfrentam o dilema de registrar as vendas com disciplina ou vender as mercadorias que acabaram de chegar. É preciso ter paciência para não vender mercadorias antes de serem registrada sua entrada, no software de gestão. Muitos empresários não conseguem implantar esta rotina. A consequência é a incapacidade de gerenciar os estoques. Contudo, os saldos reais de mercadorias não conferem com o saldo atual (registrado no software).

Barreira do processo de registro de movimentação de estoque:

Barreira vindas da direção

• Os sócios são resistentes a informatização;

• A empresa possui software de gestão, no entanto, os sócios não utilizam todas as funcionalidades;

• O software de gestão controla as vendas, mas os sócios não implantam as rotinas de controle de estoque e compras;

• Os sócios possuem dificuldade na compreensão das técnicas de gestão de estoque e utilização do software.

Barreira do software de gestão

• O software de gestão é adequado para a gestão de estoques, mas os gestores possuem resistência e dificuldade com informática;

• O software de gestão é inadequado para a execução de gestão de estoque. Mas a empresa insiste em utilizá-lo.

Barreira vindas da equipe de colaboradores

• A empresa possui software de gestão adequado, no entanto, os colaboradores não trabalham com comprometimento;

• Os funcionários resistem a implantação da gestão de estoque. Pois, estão desviando mercadorias em não se interessam na organização dos processos de controle de estoque.

Concluímos que, o registro de entrada e saída de mercadorias é um desafio. Mas não é impossível. A implantação de controles de estoques é uma metodologia eficaz, no entanto, depende de disciplina, paciência e compromisso em registrar todas as entradas e saídas de produtos.